Audits und Reviews

Allgemein

Audits und Reviews sind eine spezielle Form der Überprüfung von Projekt- oder Betriebsorganisationen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Individuell nach Ausgangslage ist ihre Gewichtung und ihr Einsatz vorzunehmen.

Audits dienen insbesondere der Ermittlung, inwieweit Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Es ist ein Instrument zur Aufdeckung von Schwachstellen, zur Anregung von Verbesserungen und zur Überwachung der eingeleiteten Qualitätsmanagement-Maßnahmen.

Bei einem Review werden der Projektleitung alle relevanten Qualitätsmanagement-Aktivitäten dargelegt. Damit soll erreicht werden, dass die Umsetzung der Qualitätspolitik, die Erreichung der Qualitätsziele und die Erfüllung der Qualitätskriterien sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems sichergestellt werden. Die sich hieraus ergebenden Verbesserungsmaßnahmen werden durch die Projektleitung genehmigt und mit den entsprechenden Ressourcen versehen.

Ausgangslage

Verschiedene Hinweise kündigen die Notwendigkeit einer Überprüfung an. Typische Anzeichen sind etwa, wenn der Ressourcenbedarf aufgrund unterschiedlicher Argumente ständig zu nimmt oder die Qualität der bisher erbrachten Leistungen und Ergebnisse nicht den Erwartungen entspricht. Es kann aber auch sein, dass kritische Termine beziehungsweise Meilensteine nicht einzuhalten oder massive technische Änderungen notwendig sind.

Vorgehen/Leistung

Ein Audit ist vorrangig eine mündliche Befragung der Beteiligten und Betroffenen. Die von der Valora bei einem Audit angewandte Methodik umfasst nach der Rollenverteilung verschiedene Phasen. Zunächst ist die Vorbereitung, Planung, Definition der Zielsetzung, des Umfangs und des Zeitplans mit der Auswahl und Besetzung der Audit-Gruppe im Fokus. Im Anschluss wird ein Audit-Plan und Fragebogen erstellt, die die Grundlage für die Erfassung der Projektdaten, die Projektpräsentation und die Befragung der Projektmitarbeiter ist. Abschließend werden die Informationen aus- und die Ergebnisse bewertet.

Im Rahmen eines Reviews prüft die Valora Consulting GmbH alle Details im Projekt. Dies betrifft unter anderem den Grad der Zielerreichung (Fertigstellung), die Qualität und die Dokumentation der Arbeitsergebnisse, und technische und organisatorische Entscheidungen. Dabei untersuchen wir auch alle Aspekte des Vertragswesens wie Projektauftrag, Änderungen und (Teil-) Abnahmen auf Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit. Der Einnahme– und Ausgabenplan wird mit allen Beauftragungen und Rechnungen abgeglichen.  Darüber hinaus erfolgt eine Kontrolle, ob die Dokumentation im vereinbarten Umfang erstellt und die Kommunikation entsprechend dem Kommunikationsplan durchgeführt wurde.

Die abschließende Präsentation beinhaltet die Ergebnisse und unsere Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise.