Allgemein
Nach wie vor ist bei vielen Behörden Handarbeit in Sachen Rechnungsbearbeitung angesagt, obwohl intelligente Softwarelösungen kosten- und prozesseffizienter arbeiten. Anstatt sich auf die wichtigen Aspekte des Tagesgeschäfts zu konzentrieren, verbringen Mitarbeiter einen Großteil ihrer wertvollen Arbeitszeit mit der manuellen Verbuchung von Rechnungen. Dabei entstehen viele Fehlerquellen: Ungeklärte Rechnungen bleiben liegen und/oder verschwinden beim Durchreichen durch die Büros. Meist liegt die Ursache in unbekannten oder nicht dokumentierten Zuständigkeiten oder Freigaberegeln.
Ausgangslage
Anstatt das Potenzial von intelligenten Softwarelösungen auszuschöpfen, bindet die manuelle Rechnungsbearbeitung Mitarbeiter in monatlichen Zyklen. Oft entstehen Spitzenbelastungen, die teilweise durch den Einsatz von temporären Hilfskräften gemildert werden. Allerdings fehlt häufig die Zeit zur Lösung besonderer Rechnungsfälle, es kommt zu Mahngebühren, langen Rechnungsläufen im eigenen Haus, der Verlust von Skonto, der je nach Umsatz einen vier- bis fünfstelligen Euro Betrag im Jahr ausmachen kann. Durch ungeklärte bzw. nicht bekannte Zuständigkeiten entstehen auch Prozess Hemmer, die zu einer Verminderung des Rechnungsdurchsatzes führen und eine negative Auswirkung auf den Cashflow haben.
Aufgrund mangelnder Schnittstellen entstehen Medienbrüche, die in der Regel durch manuelle Neueingabe der Rechnungsdaten kompensiert werden. Hier sind Tippfehler vorprogrammiert. Zu guter Letzt sind Rechnungen zu archivieren, was bei entsprechendem Umsatz zu einem logistischen Problem werden kann.
Unser Vorgehen
Zunächst analysieren wir die Geschäftsprozesse zur Rechnungsbearbeitung. Dabei werden Prozess- Hemmer und Medienbrüche identifiziert, ungeklärte Zuständigkeiten ermittelt und in einem Regelwerk konsolidiert.
Diese Maßnahmen sind bei der Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung zwingend notwendig, da sonst der Mehrwert der automatischen Rechnungsanalyse und GoB Prüfung (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) durch die Erkennungssoftware im nachgelagerten Prozess nicht ausgeschöpft werden kann. Erst dadurch reduziert sich das Arbeitsaufkommen erheblich, Verkürzungen von Durchlaufzeiten um 50% sind möglich.
Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Phase – von der Analyse der Prozesse bis zur erfolgreichen Einführung der IT-Systeme auf dem Weg zu einer effizienten Prozessorganisation. Wir beraten bei der Auswahl der technischen Komponenten, zeigen die Möglichkeiten von Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen auf und helfen auch bei der Auswahl passender Archivierungslösungen.