Wie öffentliche Auftraggeber aus S/4HANA, Cloud, SuccessFactors und gewachsenen Abhängigkeiten ein steuerbares Programm machen
Auftakt der Reihe SAP-Transformationen im öffentlichen Sektor | Stand September 2026
Große SAP-Programme werden häufig zunächst als Produktentscheidung beschrieben. Soll das ERP künftig in einer Public oder Private Cloud laufen, welche Personalprozesse gehören in SuccessFactors und wo verbleiben Payroll und Zeitwirtschaft? Dahinter liegt eine weit größere Aufgabe. Während der laufende Betrieb stabil bleiben muss, verändern sich Prozesse, Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und Verträge. Wesentliche Voraussetzungen für den Projekterfolg werden deshalb lange vor der ersten Konfiguration geschaffen.
Eine Produktentscheidung reicht nicht
Schon die aktuelle SAP-Systematik verlangt eine genaue Einordnung. S/4HANA bezeichnet die ERP-Produktgeneration. SAP bezeichnet das stärker standardisierte Cloud Angebot heute als SAP Cloud ERP und die stärker kundenspezifisch anpassbare private Cloud Variante als SAP Cloud ERP Private. RISE with SAP ist kein eigenes ERP Produkt oder Betriebsmodell, sondern ein Transformationsangebot für Bestandskunden in Richtung SAP Cloud ERP Private. Für Personalprozesse steht SAP SuccessFactors, während je nach Ausgangslage auch HCM for SAP S/4HANA und hybride Modelle Teil des Zielbilds bleiben.
Diese Angebote lassen sich zu unterschiedlichen Zielbildern verbinden. Ihre Bezeichnungen geben weder eine zwingende Transformationsreihenfolge noch ein einheitliches Betriebsmodell vor. Wartungsfristen erhöhen den Zeitdruck, beantworten aber keine Architekturfrage. Ein tragfähiges Zielbild muss fachliche Anforderungen, Standardisierungsgrad, Daten und Integration, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und die Fähigkeiten der eigenen Organisation zusammenführen. Auch Lizenz und Servicemodelle prägen Kosten, Betrieb und spätere Abhängigkeiten.
Der schwierigste Schritt ist der Übergang
Für große Transformationen genügt es nicht, Ausgangs und Zielsystem gegenüberzustellen. Dazwischen liegt meist eine mehrjährige Übergangsarchitektur, in der alte und neue Anwendungen gleichzeitig produktiv sind. Wird etwa Employee Central zur führenden Quelle für Personal und Organisationsdaten, verändern sich zahlreiche Datenflüsse und Integrationen. Bleiben Payroll oder Zeitwirtschaft zunächst in einer anderen Umgebung, müssen Verantwortung, Synchronisation, Fehlerbehandlung und Nachvollziehbarkeit über Systemgrenzen hinweg funktionieren.
Payroll und Zeitwirtschaft verlangen genaue Regeln für die Modellierung der einzelnen Vertragsdaten (Vollzeit, Teilzeit, Boni-Regelungen, Bezügebestandteile wie Zeitzuschläge, Wechselschichtzulagen sowie Schmutz-, Gefahren und Erschwerniszulagen etc.) sowie für Tests, Parallelbetrieb, Stichtage und Rückfalloptionen. Zugleich muss für historische Daten entschieden werden, was migriert, archiviert, weiter zugänglich gehalten oder gelöscht wird. Ein Altsystem kann erst entfallen, wenn produktive Abhängigkeiten beendet und erforderliche Historien weiterhin zuverlässig verfügbar sind.
Auch eine weitgehende Cloud Nutzung löst diese Aufgaben nicht von selbst. Software as a Service verlagert technische Betriebsaufgaben und verändert die Verantwortungsverteilung. Der Auftraggeber muss weiterhin Prozesse, Datenqualität, Berechtigungen, Integrationen und die Zusammenarbeit seiner Dienstleister beherrschen. Regelmäßige Releases machen Testfähigkeit und Entscheidungsbereitschaft zudem zu dauerhaften Betriebsaufgaben.
Was vor dem Zuschlag offen bleibt, prägt das Projekt
Auch eine technisch sehr detaillierte Leistungsbeschreibung löst die vorgelagerten Steuerungsfragen eines Transformationsprogramms nicht automatisch. Zielbild, Datenumfang, Standardisierungsgrad, Integrationsverantwortung, Übergangsszenario und Betriebsmodell müssen so früh konkretisiert werden, dass Leistungen kalkulierbar und Verantwortlichkeiten steuerbar werden. Bleiben diese Fragen bei gleichzeitig engem Termin und Preisrahmen offen, entstehen später Risikozuschläge, Nachträge, Terminverschiebungen oder schwierige Abnahmesituationen.
Offene Punkte lassen sich nicht vollständig vermeiden. Vor dem Zuschlag muss jedoch erkennbar sein, was verbindliche Anforderung, Kalkulationsannahme, Option oder spätere Auftraggeberentscheidung ist. Wesentliche Entscheidungen brauchen außerdem klare Verantwortlichkeiten und Termine sowie Transparenz über ihre Auswirkungen auf Architektur, Kosten, Zeit und Vertrag.
Auftraggebersteuerung braucht eigene Substanz
Ein Implementierungspartner kann Systeme konfigurieren, Daten migrieren und Integrationen realisieren. Er kann dem Auftraggeber jedoch nicht die Entscheidung abnehmen, welches Zielbild den eigenen Aufgaben entspricht, welche Abweichungen vom Standard vertretbar sind, welche Risiken akzeptiert werden und wann eine Leistung fachlich abnahmefähig ist. Auch eine weit gefasste Gesamtverantwortung schafft keine durchgängige Steuerbarkeit, wenn Hersteller, Implementierungspartner, Betreiber und weitere Dienstleister unterschiedliche Leistungsanteile verantworten.
Der Auftraggeber braucht deshalb eine eigene Programmarchitektur mit klaren Gremien, Entscheidungswegen und ausreichender fachlicher wie technischer Kapazität. Daten, Integration, Sicherheit, Test, Migration, Cutover und Betriebsüberführung verbinden die einzelnen Lösungen zum Gesamtbetrieb und müssen deshalb programmübergreifend gesteuert werden. Qualitätsgates und Betriebsmodell müssen früh festlegen, welche Nachweise, Verantwortlichkeiten und Steuerungsmechanismen für Realisierung, Inbetriebnahme, Abnahme und späteren Betrieb gelten.
Der Auftakt für eine Reihe über Steuerbarkeit
Die entscheidende Frage lautet damit, ob aus vielen richtigen Einzelentscheidungen ein steuerbares Gesamtprogramm entsteht. Die folgenden Beiträge vertiefen diesen Gedanken für Zielarchitektur und Betriebsmodelle, HCM und SuccessFactors, Daten und Integration, Dienstleistersteuerung sowie Test, Cutover, Cloud-Betrieb und Beschaffung.
Valora Consulting begleitet öffentliche Auftraggeber bei der Vorbereitung und Steuerung großer SAP-Transformationen. Wir unterstützen bei Zielbild und Transformationsroadmap, der fachlich technischen Strukturierung des Beschaffungsgegenstands und der Vergabeunterlagen sowie im Programm und Projektmanagement. Dabei führen wir die Entscheidungen zu Lizenz und Betriebsmodellen, Leistungszuschnitt und Implementierung sowie die Beiträge von Fachbereichen, IT und beteiligten Dienstleistern zu einem steuerbaren Gesamtprogramm zusammen.