Bei Cloud- und KI-Beschaffungen entscheidet sich die Qualität des Vergabeverfahrens häufig vor der Bekanntmachung. Werden Anforderungen festgelegt, bevor Betriebsmodelle, Anbieterstrukturen, technische Abhängigkeiten und Vertragsbedingungen untersucht wurden, drohen unpassende Mindestanforderungen, schwer vergleichbare Angebote und eine sachlich nicht erforderliche Verengung des Wettbewerbs.
Markterkundungen sind in § 28 VgV und für Sektorenauftraggeber in § 26 SektVO ausdrücklich vorgesehen. Im Unterschwellenbereich gilt § 20 UVgO, soweit die UVgO durch die jeweils einschlägigen bundes- oder landesrechtlichen Vorschriften für anwendbar erklärt wurde.
Sie dienen der Vorbereitung der Auftragsvergabe und der Unterrichtung des Marktes über Beschaffungspläne und Anforderungen. Für Verfahren nach VgV und SektVO ist inzwischen ausdrücklich klargestellt, dass auch soziale und umweltbezogene Aspekte, etwa der Kreislaufwirtschaft, sowie Aspekte der Qualität und Innovation einbezogen werden können. Kosten- und Preisindikationen dürfen ebenfalls erhoben werden. Unzulässig ist lediglich, hierfür ein Vergabeverfahren durchzuführen, das nicht ernsthaft auf eine Auftragserteilung gerichtet ist.
Entscheidend ist ein vorab festgelegter Fragenrahmen. Auswahl und Ansprache der Marktteilnehmer, erhaltene Informationen und daraus gezogene Folgerungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Beteiligen sich befragte Unternehmen später am Verfahren, sind geeignete Maßnahmen zum Ausgleich möglicher Informationsvorsprünge zu treffen und relevante Erkenntnisse wettbewerbsneutral in die Vergabeunterlagen zu überführen. Dafür geben §§ 7 und 8 VgV sowie §§ 7 und 8 SektVO den Rahmen vor.
Bei Cloud-Leistungen genügt kein Produkt- und Preisvergleich. Zu untersuchen sind Service- und Betriebsmodell, die Verantwortungskette zwischen Cloud-Anbieter, Reseller, Integrator und Managed-Service-Provider, Unterauftragnehmer, Daten- und Administrationsstandorte, Sicherheitsnachweise, Service Levels, Anbieterbedingungen, Portabilität und Exit.
Auch die Kostenlogik muss verstanden werden. Nutzungsentgelte, Rechen- und Speicherleistungen, Datentransfer, Support, Skalierung, Migration und Exit sind so zu erfassen, dass die Auftragswertschätzung nach § 3 VgV beziehungsweise § 2 SektVO und ein vergleichbares Preisblatt auf realistischen Annahmen beruhen.
Bei KI-Systemen muss zunächst der konkrete Verwendungszweck geklärt werden. Modellname und Produktbeschreibung sagen wenig über Eignung und Risiko aus. Relevant sind Anbieter- und Modellkette, Datenbasis, Bereitstellungsform, Aktualisierungen, Schnittstellen, Protokollierung, menschliche Aufsicht sowie messbare Qualitätskriterien und vertretbare Fehlergrenzen. Demonstrationen oder Tests sind nur aussagekräftig, wenn Szenarien, Datenbasis und Bewertungsmaßstab einheitlich feststehen.
Die Ergebnisse prägen Leistungsbeschreibung, Losbildung, Verfahrenswahl, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Sicherheits- und Vertragsanforderungen, Kostenschätzung und Exit-Konzept. Bei klar begrenzten Fragen kann ein kompakter Marktcheck genügen. Für neuartige KI-Lösungen sowie hohe Sicherheits- oder Souveränitätsanforderungen muss die Untersuchungstiefe der Tragweite der späteren Entscheidung entsprechen.
Soll eine Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb mit dem Fehlen von Wettbewerb aus technischen Gründen nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. b in Verbindung mit Abs. 6 VgV beziehungsweise § 13 Abs. 2 Nr. 3 Buchst. b in Verbindung mit Abs. 3 SektVO begründet werden, ist regelmäßig eine aktuelle und umfassende Marktanalyse auf europäischer Ebene erforderlich. Sie muss den vollständigen Beschaffungsgegenstand sowie vernünftige Alternativen und Ersatzlösungen erfassen.
Wir unterstützen öffentliche Auftraggeber bei der fachlichen Bedarfsklärung, der strukturierten Informationsgewinnung und der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für das Vergabeverfahren.Der Beitrag enthält allgemeine fachliche Informationen und ersetzt keine rechtliche Prüfung des konkreten Beschaffungsvorhabens.