Ausgangslage
Eine deutsche Universität beabsichtigte eine Optimierung und bessere IT-Unterstützung mehrerer Funktionsbereiche, unter anderem Finanzen, Personal, Controlling, Fuhrparkmanagement und Facilitymanagement. Hierzu sollte ein integriertes ERP-Paket beschafft werden. Weiterhin sollte ein technischer und fachlicher Support im Rahmen der Nutzung und eventuellen Anpassung der ERP-Lösung zur Verfügung stehen. Ziel war es, weitestgehend Standardprozesse einzusetzen, Softwareanpassungen sollten vermieden werden.
Lösung
Nach den Vorarbeiten in Form von Workshops standen die wesentlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen fest. Aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse und der fachlichen Erfahrung der Valora-Mitarbeiter, konnte eine Leistungsbeschreibung für die Beschaffung des ERP-Systems erstellt werden, die fachlich präzise formuliert ist, den individuellen Bedürfnissen des Kunden entspricht und Entscheidungs- und Vertragssicherheit gewährleistet.
Die Leistungsbeschreibung enthält insbesondere folgende Punkte:
- Funktionale und nicht funktionale Leistungsanforderungen an das ERP-System für die Aufgabenbereiche Personal, Finanzen, Reisekosten u. a.
- Technische, organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung
- Modellierung und Beschreibung der Kernprozesse der vorgenannten Aufgabenbereiche für die Leistungsbeschreibung Integration von Schnittstellenbeschreibungen
- Beschreibung der Anforderungen an den Betrieb des Systems
- Beschreibung des Projektvorgehens für die Einführung und betriebsbereite Übergabe
Ergebnis
Auf der Grundlage der langjährigen Erfahrung von Valora bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, speziell für den ERP-Bereich, konnte das Projekt in der veranschlagten Zeit und zu den vereinbarten Kosten erfolgreich abgeschlossen werden. Auf Grundlage dieses Ergebnisses steht eine Erörterung in den Universitäts-Gremien bevor, die dann anschließend zu einer öffentlichen Ausschreibung gemäß EU-Vergaberecht führen wird.