Sie stehen vor der Herausforderung ein Vergabeverfahren zu planen, haben aber keine realistische Vorstellung davon, welche Kosten mit der Beschaffung verbunden sind und welche Lösungen am Markt zu finden sind? In diesem Fall ist es sinnvoll – in vielen Fällen sogar notwendig – vor dem Vergabeverfahren eine Markterkundung durchzuführen. Die Durchführung erlaubt Ihnen Marktkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen bei der Auftragswertschätzung helfen und die es erlaubt, die nötige Ausschreibungsreife herzustellen. Warum also werden immer noch viel zu selten Markterkundungen durchgeführt?
Wir haben Ihnen in diesem Beitrag die wesentlichen Fragen – und Antworten – rund um das Thema Markterkundung zusammengestellt, in der Hoffnung, dass von diesem Instrument zukünftig häufiger Gebrauch gemacht wird. Sollten Sie weitere Fragen zum Thema haben, zögern Sie nicht uns diese mitzuteilen.
Wo steht geschrieben, dass ich eine Markterkundung vor einem Vergabeverfahren durchführen darf?
Im deutschen Recht wird die Markterkundung in § 28 der Vergabeverordnung erwähnt:
Markterkundung
(1) Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens darf der öffentliche Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen.
Ein ähnlicher Wortlaut findet sich in § 20 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und in § 2 Abs. 7 EU VOB/A für Bauleistungen.
Wie führe ich eine Markterkundung durch?
Eine Markterkundung kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden, abhängig von der Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Sie benötigen. Hier sind einige allgemeine Schritte, die Ihnen helfen können, eine Markterkundung durchzuführen:
- Definition Ihrer Anforderungen: Klären Sie Ihre Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie benötigen. Erstellen Sie eine Liste von Eigenschaften, Funktionen und Leistungsmerkmalen, die für Ihre Organisation wichtig sind.
- Identifikation der relevanten Anbieter: Identifizieren Sie potenzielle Anbieter, indem Sie eine Online-Suche durchführen oder Branchenverzeichnisse verwenden, um Unternehmen zu finden, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten, die Ihren Anforderungen entsprechen.
- Analyse der Anbieter: Durchsuchen Sie die Webseiten der Anbieter und analysieren Sie deren Produkte oder Dienstleistungen, um zu sehen, ob sie Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie auch auf Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte.
- Vergleich der Preise: Vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Anbieter für das von Ihnen benötigte Produkt oder die Dienstleistung. Berücksichtigen Sie dabei auch eventuelle Zusatzkosten wie Lieferung, Installation oder Wartung.
- Kontaktaufnahme mit Anbietern: Kontaktieren Sie die Anbieter, um weitere Informationen zu erhalten, wie z.B. Angebote, Produktbeschreibungen und technische Spezifikationen. Fragen Sie auch nach Referenzen und Erfahrungsberichten von anderen Kunden.
- Bewertung der Anbieter: Bewerten Sie die Anbieter anhand Ihrer Anforderungen und der Informationen, die Sie gesammelt haben. Erstellen Sie eine Liste der Anbieter, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.
Eine gründliche Markterkundung erfordert oft Zeit und Ressourcen, aber sie kann Ihnen helfen, die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Markterkundung fair und transparent durchgeführt wird, um ein faires und wettbewerbsfähiges Vergabeverfahren zu gewährleisten.
Wo kann ich mich über potenzielle Anbieter informieren?
- Online-Recherche: Suchen Sie online nach Unternehmen, die die Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Nutzen Sie Suchmaschinen, Social Media-Plattformen und Online-Branchenverzeichnisse, um Anbieter zu identifizieren.
- Branchenverzeichnisse: Nutzen Sie Branchenverzeichnisse und Kataloge, um nach Anbietern zu suchen, die Produkte oder Dienstleistungen in Ihrer Branche anbieten.
- Lieferantenverzeichnisse: Viele Organisationen verfügen über Lieferantenverzeichnisse, die Informationen über Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen enthalten, die sie bereits genutzt haben. Nutzen Sie diese Verzeichnisse, um potenzielle Anbieter zu identifizieren.
- Messen und Konferenzen: Messen und Konferenzen bieten eine hervorragende Gelegenheit, Anbieter persönlich zu treffen und ihre Produkte oder Dienstleistungen aus erster Hand kennenzulernen.
- Empfehlungen: Bitten Sie andere Unternehmen, die ähnliche Produkte oder Dienstleistungen im Einsatz haben, um Empfehlungen.
Welche Herausforderungen können mir bei der Durchführung einer Markterkundung begegnen?
Bei einer Markterkundung können verschiedene Herausforderungen auftreten, die die Genauigkeit und Effektivität der Suche beeinträchtigen können. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen:
- Fehlende Daten: Es kann schwierig sein, genaue und vollständige Informationen über Anbieter, Produkte oder Dienstleistungen zu finden. Insbesondere bei neuen oder aufstrebenden Branchen kann es mitunter mühsam sein, Daten zu finden, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.
- Fehlende Transparenz: Einige Anbieter geben möglicherweise keine vollständigen oder genauen Informationen über ihre Produkte oder Dienstleistungen preis, was es schwierig macht, deren Informationsbereitstellungen genau zu bewerten.
- Bias: Ihre persönlichen Vorlieben und Überzeugungen können Ihre Entscheidungen beeinflussen und möglicherweise zu einer Voreingenommenheit führen. Es ist wichtig, eine objektive und unvoreingenommene Herangehensweise zu haben, um sicherzustellen, dass Sie die besten Entscheidungen treffen.
- Zeitaufwand: Eine umfassende Markterkundung kann zeitaufwändig sein und erfordert möglicherweise viel Recherche und Datensammlung. Dies kann besonders herausfordernd sein, wenn Sie eine schnelle Entscheidung treffen müssen.
- Kosten: Die Durchführung einer Markterkundung führt zu zusätzlichen Kosten und Aufwänden.
Es ist wichtig, diese Herausforderungen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Markterkundung so genau und effektiv wie möglich verläuft.
Was bringt mir eine Markterkundung?
Durch eine Markterkundung können Sie:
- sich über die verschiedenen Anbieter und ihre Dienstleistungen oder Produkte informieren.
-> Marktkenntnis erzielen - potenzielle Anbieter identifizieren und kontaktieren, um mehr Informationen über ihre Dienstleistungen oder Produkte zu erhalten.
-> Ausschreibungsreife durch Marktkenntnis herbeiführen - Preise vergleichen und ein besseres Verständnis für die Preisspanne und die Kosten für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen gewinnen.
-> Realistische Auftragswertschätzung erhalten - Kontakt zu potenziellen Bietern aufnehmen, die sich sonst nicht auf öffentliche Ausschreibungen bewerben.
-> Intensiveren Wettbewerb generieren - Eine Liste von potenziellen Anbietern erstellen, die später auf die Ausschreibung aufmerksam gemacht werden können.
-> Geeignete Anbieter auffordern
Fazit
Die Markterkundung ist ein rechtlich anerkanntes Instrument zur Vorbereitung des Vergabeprozesses. Die Sorge durch den Kontakt zu Unternehmen im Vorfeld einer Ausschreibung gegen das Vergaberecht zu verstoßen ist unbegründet. Wichtig ist nur, dass die Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz und der Gleichberechtigung eingehalten werden. Dabei sei gesagt, dass bei einer Markterkundung niemals alle potenziell interessierten Unternehmen eingebunden werden können. Vielmehr dient die Markterkundung dazu einen „guten Überblick“ zu erhalten.
Dieser Beitrag wurde von Sarah Erben (Senior Consultant) erstellt.