Der öffentliche Auftraggeber hat seine Beschaffungen unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit durchzuführen. Für alle finanzwirksamen Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen und die damit verbundenen Risikoverteilungen zu berücksichtigen. Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit drei alternativen Modellen für die Beschaffung einer Software und stellt sowohl rechtliche als auch finanzielle Vor- und Nachteile einzelner Modelle dar.
1. Kauf
Der Kauf wird als Überlassung auf Dauer gegen Einmalzahlung definiert (vgl. § 433 Abs. 1 BGB).
Die Software bzw. deren Module und Lizenzen werden am Beginn der Nutzung erworben und können vom Auftraggeber uneingeschränkt und unbefristet genutzt werden. Mit dem Kauf ist jedoch lediglich das Recht auf die Nutzung der aktuell verfügbaren Version verknüpft. Da die Programme ständig aktualisiert werden müssen, muss zusätzlich Pflege der Software vereinbart werden, um die Lieferung von neuen Programmständen (Updates, Upgrades, Releases) sicherzustellen.
2. Miete
Die Miete von Software stellt eine Alternative zum Kauf dar. Miete ist die Überlassung der Software auf Dauer, d.h. zu einer befristeten Nutzung (§ 535 ff. BGB)
Bei Miete der Software ist über die gesamte Nutzungsdauer regelmäßig der vereinbarte Mietzins zu entrichten. In manchen Fällen ist dieser nutzungsabhängig angelegt. So wird beispielsweise die Anzahl der User als Berechnungsgrundlage verwendet. Im Unterschied zum Kauf sind die Wartungskosten in der Regel schon in den Mietgebühren enthalten. Die Software ist immer auf dem aktuellsten Stand, ohne dass zusätzliche Pflegeleistungen vereinbart werden müssen. Bei der Miete werden die Nutzungsrechte nur für die Nutzungsdauer eingeräumt, so dass dieses Modell nur für die Nutzung bestimmter Software für ein kurzzeitiges Projekt geeignet ist.
In der Gesamtbewertung stellt sich die Miete über mehrere Jahre als nachteilig heraus, weil die kumulierten Mehrkosten im Vergleich zu dem Kauf recht deutlich ausfallen.
3. Leasing
Beim Leasing erfolgt die zeitlich befristete Überlassung der Software zum Gebrauch gegen ein zuvor vereinbartes, ratenweise zu zahlendes Entgelt. Der Leasingvertrag hat somit mietrechtliche Elemente und stellt einen atypischen Mietvertrag dar. Im Unterschied zur Miete ist Leasing jedoch eine Kreditfinanzierung, nach deren Ablauf die Software dem Auftraggeber frei zur Verfügung steht. Somit beinhaltet das Leasing auch kaufrechtliche Elemente. Vorteile des Leasings im Unterschied zum Kaufvertrag liegen in der Verteilung der Kosten über den Leasingzeitraum. Im Unterschied zum Mietvertrag werden mit dem Erwerb der Software uneingeschränkte Nutzungsrechte an ihr erworben.
Der Nachteil von diesem Modell liegt häufig darin, dass den Leasingverträgen ein Dreipersonen-Verhältnis zugrunde liegt. So erwirbt der Leasinggeber die Software zunächst beim Hersteller/ Anbieter. Mit Abschluss eines Leasingvertrags mit dem Endkunden und späteren Nutzer (Leasingnehmer) ermöglicht er diesem schließlich gegen Zahlung von Raten den Gebrauch der Software. Der Konstellation liegen folglich in der Regel zwei Verträge zugrunde. Zwischen Anbieter und Leasinggeber liegt ein Kaufvertrag zugrunde, zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer ein Mietvertrag – beim Finanzierungsleasing verknüpft mit einem Darlehensvertrag.
Hinzu kommt, dass die über den Leasingzeitraum kumulierten Kosten deutlich höher sind als die entsprechenden Einmalkosten beim Kauf der Software.
Fazit:
Bei der Gegenüberstellung von Kauf-, Miet- und Leasingoptionen sollten die öffentlichen Auftraggeber alle oben genannten Aspekte berücksichtigen und sich für die wirtschaftlichste Lösung entscheiden. Die Kosten für die in Frage kommende Alternative sind im Wettbewerb zu ermitteln. Den Vorrang ist jedoch dem Kauf zu gewähren. Auch der Empfehlung des Bundesrechnungshofs (BRH) zufolge sollte der Kauf den Vergleichsmaßstab für andere Finanzierungsarten bilden.