Gemäß § 134 GWB hat die ausschreibende Stelle die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Was muss in diesem Schreiben angegeben werden? Damit hatte sich die VK Berlin in ihrem Beschluss vom 03.02.2017 (VK B 2-40/16) auseinanderzusetzen.
In dem der Entscheidung zugrundeliegenden Vergabeverfahren wurde dem rügenden Bieter die Gründe seiner Nichtberücksichtigung mitgeteilt. Auf Grund der Rüge dieses Bieters führte die ausschreibende Stelle die Gründe der Nichtberücksichtigung detaillierter aus. Auch das reichte dem Bieter nicht und er stellte einen Nachprüfungsantrag, der im Ergebnis jedoch keinen Bestand hatte.
Die Kammer führt hierzu aus: Das Gesetz verlangt von der ausschreibenden Stelle,“… die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich zu informieren. Die Antragsgegnerin hat mit dem Schreiben vom 02.12.2016 auch diese inhaltlichen Anforderungen an eine Vorabinformation […] erfüllt. Die Antragstellerin ist als betroffene Bieterin über den Zeitpunkt des Vertragsschlusses informiert worden. Die Antragsgegnerin hat der Antragstellerin darüber hinaus den Namen der ausgewählten Bieterin mitgeteilt. […] Sinn und Zweck der Vorabinformation ist es, den erfolglosen Bietern zu ermöglichen, die Wertungsentscheidung der Vergabestelle zumindest ansatzweise nachzu-vollziehen, um die Erfolgsaussichten etwaigen Rechtsschutzes abschätzen zu können. […] Einem Bieter, der erst auf der letzten Wertungsstufe gescheitert ist, ist daher deutlich zu machen, inwieweit sein Angebot in Bezug auf die zuvor bekannt gemachte Bewertungsmatrix nicht konkurrenzfähig war. Die Darstellung der Ablehnungsgründe kann kurz ausfallen und sich insoweit am Vergabevermerk orientieren; sie muss jedoch inhaltlich umfassend und hinreichend aussagekräftig sein, um als Entscheidungsgrundlage bezüglich der Inanspruchnahme von Rechtsschutz zu dienen.“ Diesen Anforderungen genügte das Schreiben der ausschreibenden Stelle, so dass der Nachprüfungsantrag scheiterte.
Fazit: Die ausschreibende Stelle sollte in dem Absageschreiben insbesondere darlegen, bei welchen Kriterien das Angebot wenig Punkte erreichte und warum. Ggf. sollte gleichzeitig die Erwartungshaltung benannt werden, damit der Bieter die Bewertung nachvollziehen kann. Die ausschreibende Stelle muss die vergebenen Punkte sowieso begründen, insbesondere, was im Angebot zum Erreichen der Maximalpunktzahl (je Kriterium) aus ihrer Sicht fehlte. Diese Informationen helfen dem Bieter, seine „Fehler“ nachzuvollziehen und künftig bessere Angebote abgeben zu können. Darüber hinaus kann dem Bieter seine „Platzierung“ im Ergebnis der Bewertung mitgeteilt werden.
Robby Semmling, der Autor des Blogs, ist Rechtsanwalt und seit mehreren Jahren spezialisiert auf Themen rund um Vergabeverfahren. An dieser Stelle bloggt er regelmäßig zu Problemstellungen aus seinem Arbeitsalltag.