Im Rahmen der öffentlichen Vergabeverfahren dienen verschiedene Kriterien dazu, den geeignetsten Bieter für einen Auftrag zu bestimmen. Dabei werden Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und K.O.-Kriterien festgelegt. Eine klare Differenzierung dieser Kriterien ist notwendig, da jedes Kriterium eine eigene Funktion im Vergabeverfahren hat und zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft wird.
Eignungskriterien – Auswahl der geeigneten Bieter
Eignungskriterien prüfen, ob ein Unternehmen grundsätzlich in der Lage ist, den Auftrag fachlich, wirtschaftlich und rechtlich zu erfüllen. Zudem wird geprüft, ob gemäß §§ 123 oder 124 GWB zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die einen Ausschluss des Angebots rechtfertigen. Anschließend geht es um die grundsätzliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens und nicht um die Bewertung des konkreten Angebots. Eignungskriterien helfen somit festzustellen, wer überhaupt am Wettbewerb teilnehmen kann und darf. In der Praxis werden Eignungskriterien auch als Teilnahmekriterien, Qualifikations- oder Eignungsnachweise bezeichnet. Alle Begriffe dienen dem Nachweis der grundsätzlichen Befähigung eines Unternehmens zur Ausführung des Auftrags. – sowohl in fachlicher als auch formaler Hinsicht. Sie sichern, dass nur leistungsfähige, qualifizierte und geeignete Bieter ein Angebot abgeben und am Wettbewerb teilnehmen.
Gemäß §122 GWB,§ 44–46 VgV und §33 UVgO betreffen Eignungskriterien ausschließlich:
- Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (z. B. Zulassungen, Qualifikationen),
- Wirtschaftliche und finanzielle Leistung (z. B. Bilanzkennzahlen),
- Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (z. B. Referenzprojekte)
Typische Fehler bei der Formulierung von Eignungskriterien entstehen, wenn Anforderungen zu hoch angesetzt oder unklar formuliert sind, wodurch potenzielle Bieter vom Wettbewerb ausgeschlossen werden. Eignungskriterien sollten daher eindeutig, messbar und prüfbar sein.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis für ein Eignungskriterium lautet: „Der Bieter muss mindestens drei vergleichbare Projekte in den letzten 3 Jahren vorweisen.“
Zuschlagskriterien – Grundlage für die Zuschlagsentscheidung
Zuschlagskriterien sollen gemäß §127 GWB die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots unter den geeigneten Bietern ermöglichen und werden in der Praxis häufig auch als Bewertungs- oder Wertungskriterien bezeichnet. Sie werden erst geprüft, nachdem die Eignung des Bieters bestätigt wurde und müssen gemäß §58 VgV und 43 UVgO mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Zuschlagskriterien dienen dazu, sowohl den Preis als auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte eines Angebots zu bewerten, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln. Der öffentliche Auftraggeber muss dabei die Kriterien und deren Gewichtung in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen klar aufführen.
Bei den Zuschlagskriterien handelt es sich beispielsweise um:
- Preis bzw. Aufwandskosten (inklusive Anschaffung, Betrieb und Wartung)
- Qualität der angebotenen Lösung
- Erfüllung definierter Qualitätsstandards
- Innovationsgehalt oder Nachhaltigkeit
- Projektumsetzungsdauer
Typische Fehler bei der Verwendung von Zuschlagskriterien entstehen durch eine intransparente Bewertungsmatrix/Kriterienkatalog sowie eine unklare Gewichtung der Kriterien. Damit Zuschlagskriterien wirksam sind, sollten sie konkret und nachvollziehbar, messbar und prüfbar sein.
Dafür kann folgende Formulierung angewendet werden: „Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung von Preis (40 %) und Qualität (60 %).“
K.O.-Kriterien – Unverzichtbare Mindestanforderungen im Verfahren
K.O.-Kriterien, auch als Mindestanforderungen oder Ausschlusskriterien bezeichnet, sind Anforderungen, die zwingend erfüllt werden müssen. Wird ein solches Kriterium nicht erfüllt, führt das automatisch zum Ausschluss des Unternehmens vom Verfahren.
Die K.O.-Kriterien können sich auf die Eignung oder Leistung des Angebots beziehen. Sie sind nicht explizit gesetzlich definiert, aber in der Praxis häufig angewendet. Ziel ist es ungeeignete oder nicht an den Mindestanforderungen entsprechende Angebote sofort aus dem Verfahren auszuschließen.
Bei K.O.-Kriterien handelt es sich beispielsweise um:
- Ein unvollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis,
- Fehlender Nachweis über erforderliche Zertifizierungen,
- Nicht fristgerechte Angebotsabgabe,
- Nichterfüllung eines Mindeststandards
K.O.-Kriterien können sowohl im Bereich der Eignung (z. B. kein Gewerbeschein) als auch bei der Angebotsbewertung (z. B. Nichterfüllung technischer Mindestanforderungen) angewendet werden. Unverhältnismäßige und dadurch rechtlich nicht zulässige Anforderungen dürfen nicht gestellt werden. Dabei muss besonders bei der Formulierung in der Praxis auf Sorgfalt geachtet werden. K.O.-Kriterien sind so zu formulieren, dass sie eindeutig mit „ja“ oder „nein“ zu beantworten sind. Vage Begriffe wie „in der Regel“, „sollte“ oder „nach Möglichkeit“ sind zu vermeiden, da sie Auslegungsspielräume eröffnen.
Folgendes Beispiel aus der Praxis zeigt eine beispielhafte Formulierung eines K.O.-Kriteriums:
„Der Bieter sichert zu, für jedes Teilprojekt eine verantwortliche Teilprojektleitung sowie eine Vertretung zu benennen.“
Warum die richtige Einordnung so wichtig ist
In der Praxis führt die falsche Einordnung oder das Übersehen einzelner Kriterien regelmäßig zu Problemen – sowohl auf Seiten der Bieter als auch bei den Vergabestellen Unklare oder fehlerhafte Zuordnungen können dazu führen, dass formal korrekte Angebote nicht vollständig bewertet, fälschlicherweise ausgeschlossen werden oder es sogar zu rechtlichen Anfechtungen aufgrund unklarer Anforderungen kommt. Durch die klare Trennung der Kriterienarten lässt sich der Vergabeprozess transparenter gestalten und effizient steuern:
Eignungskriterien legen fest, welche Bieter grundsätzlich am Verfahren teilnehmen dürfen, K.O.-Kriterien sorgen dafür, dass nur Angebote berücksichtigt werden, die Mindestanforderungen erfüllen und Zuschlagskriterien ermöglichen eine transparente, nachvollziehbare Entscheidung über das wirtschaftlichste Angebot. Eine sorgfältige Einordnung und präzise Formulierung der Kriterien schützt die Vergabestelle und somit den Auftraggeber vor Risiken, erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote und sorgt dafür, dass öffentliche Aufträge an die leistungsfähigsten und geeignetsten Unternehmen vergeben werden.
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