Angebotsausschluss aufgrund der Verwendung einer veralteten Version der Vergabeunterlagen

E-Vergabe: Angebotsausschluss aufgrund der Verwendung einer veralteten Version der Vergabeunterlagen, VK Bund, Beschluss vom 17.07.2018 VK 2 – 54/18
Die Bewerbungsbedingungen gehören zu den Vergabeunterlagen. Eine Abweichung von diesen stellt eine Änderung an den Vergabeunterlagen dar. Sehen die Bewerbungsbedingungen vor, dass die Grundlage für die Angebotserstellung die Vergabeunterlagen in der aktuellsten Version sind, wird das Angebot eines Bieters unter Verwendung der veralteten Version ausgeschlossen.

Der Sachverhalt
Die Antragsgegnerin (Ag) schrieb die Leistungen nach VGV aus und stellte auf der e-Vergabe-Plattform alle Vergabeunterlagen zum Download bereit. In den Vergabeunterlagen wies sie darauf hin, dass

„ausschließliche Grundlage für die Erstellung des Angebotes diese Vergabeunterlagen in der aktuellsten über den „AnA-Web“ der e-Vergabe-Plattform bereitgestellten Version ist“

Ein paar Tage später wurde von der Ag eine neue Version der Vergabeunterlagen hochgeladen, wobei sie um Beachtung dieser neuen Version bei der Angebotserstellung bat. Die Antragstellerin (ASt) erstellte ihr Angebot auf Grundlage der alten Version der Vergabeunterlagen. Die Ag schloss das Angebot aus, da es nicht formgerecht eingegangen sei. In dem nachfolgenden Nachprüfungsverfahren trägt die ASt vor, die Vorgaben seien auch unter Geltung der alten Vergabeunterlagen erfüllt.
§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV, § 29 VgV

Die Entscheidung
Ohne Erfolg!

Die ASt sei zu Recht ausgeschlossen worden, da sie nicht die aktuellste Version der Vergabeunterlagen verwendet hat.
Die Ag habe die Verwendung der neuesten Version der Vergabeunterlagen bei der Angebotserstellung hinreichend transparent verlangt: Ziff. A.6 der von der Auftraggeberin ausdrücklich so bezeichneten „Vergabeunterlagen“ (Aufbau, Form und Inhalt des Angebots – Vorgaben für die Angebotserstellung) habe u.a. vorgegeben, dass „ausschließliche Grundlage für die Erstellung des Angebotes diese Vergabeunterlagen in der aktuellsten Version“ sei.
Die Vergabeunterlagen im Rechtssinne umfassten gemäß § 29 Abs.1 S. 2 Nr. 2 und 3 VgV u.a. auch die Bewerbungsbedingungen und damit die Vorgabe, die jeweils aktuellste Version zu verwenden.
Auch wenn die ASt mit ihrem Angebot die Vorgabe […] in der neuen Version durch die „Beachtung“ schon der alten Version einhält, liegt ein formales Abweichen von den aufgestellten Vorgaben vor. Denn auch die Abweichung von einer Bewerbungsbedingung i.S.d. § 29 VgV sei eine Änderung an den Vergabeunterlagen i.S.d. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV.
Auch käme es nicht darauf an, ob die vom Bieter vorgenommenen Änderungen zentrale, wichtige oder eher unwesentliche Punkte betreffen und es sei auch nicht entscheidend, ob die Abweichung Einfluss auf das Wettbewerbsergebnis haben kann. Allein ausreichend sei die Abweichung von der zwingenden Vorgabe, die aktuellsten Vergabeunterlagen bei der Angebotserstellung zu verwenden. Ob ein Bieter – wie die ASt meint – keine inhaltliche Veranlassung hatte, der Forderung der Ag nachzukommen, weil er die neue Vorgabe auch unter Geltung der alten Unterlagen erfüllt, sei daher unerheblich.

Praxistipp: Im Hinblick auf die ab Oktober kommende E-Vergabe, empfiehlt sich für die Bieter die Registrierung auf dem e-Vergabe-Portal. Zwar sind die Vergabeunterlagen auch ohne Registrierung für alle zugänglich, jedoch gibt es ohne Registrierung keine weiteren Informationen. Der Abruf der Unterlagen ohne Registrierung hat einen großen Nachteil: die interessierten Bieter haben keinen Zugang zu aktuellen Informationen, wie Änderungen in den Vergabeunterlagen oder Antworten auf Bieterfragen. Es besteht Gefahr, ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen zu erstellen mit -wie die vorliegende Entscheidung zeigt- der zwingenden Folge des Angebotsausschlusses.